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富士ソフト株式会社 様

月50時間の作業時間削減が可能に!各種行政手続きの業務効率化を実現

富士ソフト株式会社 人事部 人事厚生室 室長 塩川 秀雄 氏

企業情報

従業員数(単体) 業種 事業所 取材日
8,163名
(2020年12月末現在)
情報サービス 計44事業所
(2021年3月現在)
2021年2月

導入前の課題

  • 社会保険手続きに関して紙文化が残っており、これを克服する必要があった。

導入後の業務品質向上例

  • 作業効率化:届出書類の作成や移動時間など作業者の負担減
  • 管理力アップ:タイムリーに状況を把握、データの俯瞰的な確認が可能
  • テレワークの拡大:在宅勤務で可能な業務範囲の拡大

担当者の作業時間→

年間600時間 削減

―まず、事業内容を簡単にお聞かせください。

塩川氏:
独立系ITソリューションベンダーとして、自動車やFA、電子機器などの組み込み系ソフトウェア開発のほか、業務系ソフトウェア開発やネットビジネスソリューションなど、幅広い領域で事業を展開しています。多くのお客様やパートナー会社様に支えられ、おかげさまを持ちまして、昨年で創業50周年を迎えることができました。 独立系であるがゆえ、色々なベンダー様やパートナー様とアライアンスを組みながら柔軟にビジネスを進められるところも当社の強みと言えます。

―なぜ「社労夢Company Edition(以下、「社労夢」)」を導入することになったのか、きっかけを教えていただけますか?

塩川氏:
2018年に開催された「ヒューマンキャピタル」というHRソリューション系展示会で、エムケイシステム様のブースに立ち寄らせて頂いたのがきっかけです。当時、HRシステムは導入していたものの、社会保険手続きに関しては紙文化が残っており、これを克服するという課題を持っていました。政府公式ポータルの“e-Gov”は、多くの手続きを必要とする大企業にはUIが非常に使い難く、結果として紙面で手続きを行った方が、効率が良かったのです。展示会では数多くのベンダーが出展していましたが、社会保険に特化したシステムの展示はエムケイシステム社だけで、説明を伺ってほぼ即断即決で導入を決めました。“痒いところにジャストミート”という感じですね。

―実際にご利用されて感じた、率直なご感想をお聞かせください。

塩川氏:
期待していた“紙の削減”への効果を確認できました。当社はISO14001の認証を取得しており、以前より紙やトナー、ひいては人や機械の作業も含むエネルギー全般の削減に努めています。特にペーパーレス化については、かなり進んでいましたが、本システムの導入によって、よりペーパーレス化が進み、作業時間も削減され、 更なるエネルギーの削減に繋げられたことも特筆すべき点です。

「社労夢」で取得したデータを分析して管理力の向上につなげる

―「社労夢」導入後、業務フローにおける変化はございましたか?

塩川氏:
紙作業がオンライン化されても、承認プロセス等のフロー自体には変化はありません。とは言え、紙帳票では手作業で一覧表を作成するなどの手間がかかっていましたが、オンライン化によってタイムリーに状況を確認できるようになりました。たとえば「○月の退職者手続きが完了しているか」ということも一目瞭然となり、網羅的なデータ確認が可能です。さらに様々な切り口で情報を分析できるようになり、管理力と正確性の向上に繋がったのが大きなポイントですね。

―導入によって削減できた作業時間を教えていただけますか?

塩川氏:
我々管理者側の承認(押印)時間等の理論値を含め、ひと月あたり50時間程度は削減できています。単年度で見ても、イニシャルコスト、ランニングコスト含めてコストパフォーマンスが発揮できたと言えます。また、行政機関への届け出がオンラインでできるようになり、手続きのためだけの外出機会が格段に減ったことも注目すべき点です。移動時間だけでなく待ち時間も必要でしたので、その分の時間も、効率化を図れたと言えます。



―社員数が多い企業様においては離職票を作成する手間も相当なものとお聞きしますが、「社労夢」の導入によって工数の変化などは見られましたか?

塩川氏:
以前は離職票を作成する際に専用複写式プリンターを使っていましたが、不要になりました。また離職票は複数個所に押印する必要があり、押捺書類の管理という面でも大変な手間がかかっていましたが、導入によってその時間も削減されました。

―導入によって感じられたメリットを3点ほどお聞かせください。

塩川氏:
1つ目は「作業効率化」ですね。届け出書類の作成や移動時間など担当者の負担が減りました。2つ目は「管理力のアップ」です。従来の一件一葉形式では集計処理に大変な手間がかかっていましたが、導入によってデータを俯瞰的に見られるようになりました。 3つ目は「テレワークの拡大」です。昨今のコロナ禍で当社も在宅勤務を推奨していますが電子化により、在宅勤務でも可能な業務範囲が広がりました。

―人事部門ではほとんどの社員様が在宅勤務ですか?

塩川氏:
人事部門では7割強の社員が在宅勤務を行っています。前段でもご説明した通り、当社の社内手続きは、ほぼ電子化が完了していますが、一方で、デジタル化が未対応の行政手続きや金融系手続きは未だ紙で業務を行っているためです。しかし、固定のメンバーが常に出勤するのではなく、交代で出勤するなどして作業負荷の平準化と共に効率化も図っています。

「社労夢」を既存システムと連携させ効率的に情報活用

―「社労夢」で使い勝手の良さを感じる機能をお聞かせください。

塩川氏:
導入を決めた大きなトリガーでもありますが、利用中のHRシステムとの連携が可能で、既存の管理情報をそのまま活用できたことに、利便性の高さを感じました。新たなシステムを導入しても、情報をパラレルに手入力するようでは効率化が図れたとは言えませんからね。また、インプットだけでなく、情報が簡単にアウトプットできるのも魅力だと思います。シンプルなシステムなので機能は限定的ですが、提供されている機能をフル活用しています。

―追加を望まれる機能や、改善すべきと思われる機能はございますか?

塩川氏:
ハローワークや年金事務所への届け出はオンラインで行えるようになったものの、社員へのフィードバックがシステムから分断されているので、ワンストップで行えたらより理想的です。既存のHRシステムと連携が取れているので、社員のe-mailなどの情報を利用すれば、更にシステムの価値が高まると考えています。
また「社労夢」は、その都度システムを確認しないと手続きの進捗状況がわからないので、更新があった時などにお知らせしてくれるプッシュ型機能があると今よりももっと速やかに処理に移れるので有用かと思えます。 さらに欲を言うと、社会保険システムだけでなくeLTAX(地方税 ポータルシステム)機能も備わっていたらいいですね。

―今回、カスタマイズをせずに「社労夢」を導入して頂きましたが、ご利用される中で何か不便さを感じられることはございますか?

塩川氏:
初期設定には少々時間を費やしましたが、その後はスムーズに活用できています。ノンカスタマイズのシステムって一長一短あると思うんです。たとえば、会社ごとにカスタマイズすることで後々のメンテナンスが大変になったり、パッケージベンダーさんで面倒を見きれなくなったりとデメリットも生じやすい。現在、「社労夢」で処理を行うのは基本的に公的手続きのみです。私見ですが、公的手続きは会社によって特色があってはならず、決められたことを当たり前に行うことが最も重要だと考えています。エムケイシステム社は開発にあたり要件を十分精査し、法令をしっかり遵守されているので、 ノンカスタマイズでも十分利便性が高く、安心して利用できるのも有り難いですね。

―今後とも是非ご活用をお願いします。

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