「eNEN」導入により年末調整業務の人員数が1/3に減少。 結果、従業員満足度や定着率の向上にも成功

社会保険労務士法人京阪奈経営
代表社員 武居 様

事務所の概要・業務内容をお聞かせください。

当事務所は、大阪府枚方市にオフィスを構える社会保険労務士法人です。労働保険や社会保険などの手続き業務や給与計算代行、年末調整、各種相談まで幅広く対応しています。給与計算業務に偏ったり、助成金業務に偏ったりすることなく、契約いただいたお客様をトータルで支援します。

顧問先数はどのくらいですか。

顧問先の企業数は50〜60社、従業員様ベースでは全体で約3,000名です。製造業、小売業、飲食業、運送業など業種は多岐にわたります。また、顧問先には100名規模や500名規模で全国展開されている企業様もあり、規模が大きめの企業様とのお取引が多いです。

どのようにして「eNEN」を知りましたか。

もともと「年末調整CuBeクラウド」（「eNEN」の前身となる年末調整システム）の頃から使っていましたが、導入のきっかけはキャンペーンでした。製品を調べているうちに、社労夢とスムーズに連携ができること、書類のやり取りがなくなり紙のスキャンからも解放されることなどのメリットがわかりました。これを、特に従業員の多いお客様で導入すればどれだけラクになるだろうと期待が膨らみ、導入を決めました。当時はまだ類似の他社製品もほとんどなく、迷わずに決めたと記憶しています。

「eNEN」を使ってみていかがでしたか。

まず、圧倒的な工数削減を実感しました。年末調整業務に必要な人員数でいうと、導入前に比べて1/3ほどで済むようになりました。それまではスポット的に応援メンバーを入れていましたが、それがまったく必要なくなりました。
また、データを扱うので書類の紛失もなくチェック作業がしやすくなったのもポイントです。物理的なファイルのやり取りは、郵送も含め1/5ほどまでに減ったのではないでしょうか。ファイルが山積しているのを目の当たりにすると、従業員のモチベーション低下を招き、心理的な悪影響を及ぼしてしまうものです。

■クラウド上で管理できる「メモ機能」により、足りない書類の確認がスムーズに

管理面での機能はいかがでしたか。

年末調整業務の進捗管理を行うための「メモ機能」があるおかげで、足りない書類の確認などがスムーズに進んでいます。「メモ機能」は、たとえば「不備を問い合わせている」「問い合せを受けているが確認中」など、システム内でメモとして残せる機能で、担当者が不在でも情報共有ができ、チーム連携がしやすくなります。このようにメールなどを介さずに、クラウド上で進捗管理ができるのは、誤送信のリスクもなくセキュリティ面においても安心です。
また、顧問先全体の管理の面では、事業所ごとの進捗確認のみならず、事業所内部における進捗確認についても、グラフで視覚的に把握できるなど、細かい配慮があり助かっています。

その他、便利な機能はありましたか。

社労夢とのデータ連携機能が便利です。従業員のプロフィール情報や入社日など、データが社労夢にあれば、たとえば1,000人分の情報などを一気にデータとして取り込みができます。このように社労夢であれば初期設定準備が簡単になり、そのあとの給与計算データの作成も数クリックでできるようになります。
また、収集される申告データについて保険料の自動計算機能があることで手計算なくミスが最小限になります。前年度のデータがそのまま使えて再入力の手間がないなどの機能もうれしいですね。

今後、「eNEN」にどのようなことを期待していますか。

社労夢との連携をさらに強化してほしいです。たとえば、従業員に退職者が発生したタイミングで「eNEN」にそれが自動反映されるなどの機能があれば便利です。また、連携機能についてさらに話を広げると、自社での顧客データの囲い込みをしないのであれば、他社システムとのAPI連携も検討の余地があると思います。ただそれは、エムケイシステムの方針によるところもあるでしょう。
システム以外に対する要望としては、困ったときのサポートセンターをさらに便利にしてほしいです。サポートセンターにすぐつながるのはもちろんのこと、お困りごと別に窓口を分けてみるのはどうでしょうか。たとえば、「年末調整」「年度更新」「算定」などそれぞれ専用窓口を設ければ、使う側としても状況整理ができた上で問合せることができますね。
エムケイシステムは技術力も高く、製品機能も他社に比べてずば抜けていますが、そこにサポートセンターの充実を上乗せすれば、他社との差別化が明確に図れると考えています。

社労士事務所としての今後の展望をお聞かせください。

この先、標準で10年、最大で20年、業務としては手続き業務が増えていくと思いますが、それ以降は徐々に減っていくでしょう。そのような中、他の社労士事務所には真似できないような業務を開拓するため、従業員には継続的にスキルを磨いていってもらいたいです。社労士事務所をコンサルティングできるような、お手本となるような社労士事務所ですね。そもそも、社労士事務所は人の根幹に携わる立場であり、従業員満足度向上についても意識をする必要があります。結果、それが事務所規模の拡大につながりお手本になると思います。「経営者のため」「従業員のため」というように偏らない事務所が最終的に認められるでしょう。
また、事務所として今後改善したいこととしては、従業員の仕事の負荷分散です。属人的な仕事は、最初は責任感を感じるが、徐々にプレッシャーを与えてしまうことになります。業務を分散し、他のメンバーが助け合うことでゆとりが生まれ、結果いい仕事ができると考えています。

■従業員数の規模に関わらず「eNEN」の検討をおススメします

「eNEN」の導入を検討中の方へメッセージをお願いします。

時代には抗うことができないと思います。「eNEN」はもちろんのことデジタル化することで、前述したメリットにより弊社では従業員満足度や定着率の向上につながったほか、個人情報の漏洩も減りセキュリティ体制も万全となります。無理なのではと思うことでもやってみれば意外とクリアできることもあるので、時代の要請に応えていくことは大事です。それが、「社労士はデジタル対応ができている」という行政へのアピールにもなると思います。
また具体的に、「eNEN」が特にマッチする形態としては、多店舗展開しているところや、1つ1つの事業所が物理的に離れているところなどですね。このような形態であれば、従業員数の規模に関わらずメリットを享受できると思います。論ずるよりもまずは実践です。時代に取り残されないためにも、「eNEN」の導入をおススメします。