「eNEN」でクライアントとの連携がスムーズに、所内のコミュニケーションが円滑に! 〜受託量増、一人当たりの業務量増、なのに残業が減少〜

社会保険労務士法人 総合経営サービス
肥後労務管理事務所

事務所の概要・業務内容をお聞かせください。

平井様:当事務所は東京に3拠点、長野県松本市に1拠点を構える事務所ですが、グループには、税理士、行政書士、司法書士などがおり、ワンストップでクライアントの経営サポートを行っております。また、外部の税理士や弁護士など他士業の先生やコンサル会社、あるいは同業の方とのつながりも大切にしており、お客様をご紹介いただくことも多いです。

白井様:松本の拠点の2階にはインキュベーションセンターが設置されており、独立・開業したい人が低価格で事務所を借り、困ったときには社労士、税理士に相談できるようになっています。

【導入の経緯】

「eNEN」導入前の課題について教えてください。

平井様:数百名の従業員を抱える企業様ですと、コロナ禍におけるテレワーク体制において、年末調整のため、数百名それぞれの自宅に個別に書類を送付しなければなりません。その手間をなんとかしたいと、クライアントから当事務所にサポートを求められることがありました。

どのようにして「eNEN」を知りましたか?

平井様:2018年に、エムケイシステムさんから「eNEN」のお知らせをいただきました。その頃は他社さんからも年末調整向けのWEBシステムが販売され始めており、感度の高いクライアントからちょうど「いいWEBシステムはないか」とお尋ねいただいたのです。当事務所は「eNEN」と連携可能な「社労夢」を99%利用していることもあり、本当にドンピシャでした。

【使用感】

「eNEN」を使ってみていかがでしたか。

平井様:初年度は慣れていないので、正直不安しかありませんでした。導入先のクライアントを担当していたスタッフがベテランということもあり、所内のオペレーション側に、新しいシステムの導入に対する苦手意識があったのです。「お客様が『やりたい』とおっしゃっているからやるけど……」と、渋々受け入れてくれた形だったと思います。

結果的に、思っていたよりもすんなり導入できました。工夫したポイントは、「データを取り込んで、マスターを整える」という初期設定作業をミスしないよう、新システムに抵抗のないスタッフをサポートにつけたこと。システムがしっかりしていたこともあり、前システムに慣れていたスタッフでもスムーズに進められたようです。

肥後労務管理事務所 代表社員 平井様

■クライアントとの素早い情報共有や分業化で、事務所としてのレベルが一段階上がった

平井様:「eNEN」を導入してみて本当によかったのは、年末調整時期の所内の慌ただしい空気感がはっきりと減ったことです。残業が減少しましたし、書類不備やクライアントとのやりとり、進捗が思うように進まないことへのイライラがなくなりました。年末調整の受託件数は増加しているので、一人あたりの業務量は圧倒的に増えているにもかかわらず、です。これは間違いないと思います。

なぜこんなにスタッフの負担が減ったのか。ひとつは、進捗画面に表示されるメモ欄がクライアントとの連携に役立っているからだと思います。クライアントからいただいた情報をチェックする中で、不明点が出てくるときがあります。そんなとき、「eNEN」導入前は何度もお客様とメールを送り合わなくてはなりませんでしたが、「eNEN」は画面のメモ欄に残して、クライアント側の担当者の方に共有すればOK。お互いスムーズに連携することができます。

さらに、所内のスタッフをチーム制にして分業化することで、担当者の精神的な負担を減らせたというのも大きいでしょう。こうした試みによって、事務所としてはやはりお客様に提供できるサービスレベルが一段階上がったのではないかと感じております。スタッフも「うちの事務所は、こんな新しいことができる事務所なんだ」と自信がついたのではないでしょうか。

【評判】

クライアント様からの評判はいかがでしたでしょうか。

《具体的な提案の流れ》
平井様:エムケイシステムさんの営業担当や開発担当の方、そして「いいWEBシステムはないか」とご相談くださったクライアントに当事務所に来ていただき、一緒にデモを見ました。その結果「書類の配付・回収がラクになる」「進捗管理ができる」という2点が非常に刺さりまして、「これならいいですね」と利用をスタートしたという形です。まずはそのクライアントのグループ会社4社(約150名)に、トライアルとして導入していただきました。

3年目になると、導入してくださっている企業様は15社(約1800名)になりました。うち11社はお客様からの発信です。

白井様:4社はIT系や多店舗展開をしている企業様、太陽光発電の営業会社、ネイルサロンなど。当事務所のスタッフが自発的に「この企業様は『eNEN』に合うのではないか」と提案してくれました。スタッフにも「『eNEN』が導入されれば、自分たちもラクになるだろう」という期待感があったのだと思います。

また、実は2020年8月頃にTOMA社会保険労務士法人さんの行われたセミナー(エムケイシステム主催)がすごくよくて。セミナーで「初年度、モニターとして費用を全部持つ代わりに『eNEN』を試しに導入してもらうようプロモーションをした」という話をされていたため、それに倣って当事務所も「初期費用は全部うちで負担します」と戦略的に導入を勧めました。

肥後労務管理事務所 代表社員 白井様

■PC環境が整わなくても、スタッフがスマホ入力に慣れている企業は「eNEN」で上手くいっている

《クライアントの意見》
平井様:総務窓口の方が、「圧倒的にラクになった」とおっしゃっていました。あるクライアントからは「紙での配付・回収が減ったため、作業時間が大幅に減少。在宅勤務でも助かりました。進捗管理機能が見やすく、督促が必要な人への確認が便利で非常に満足です」との声もいただいています。しかもこのクライアントの担当者の方は、より大規模な企業様に「よかったよ」と紹介して、広めてくださっていたようです。大変評価していただけているのだと思います。

白井様:意外だったのが、PCなどのインフラが整っている企業様だけでなく、先に申し上げたようなネイルサロンでも「eNEN」の導入が上手くいっていること。ネイルサロンのスタッフさんはPCを使われない方も多いですし、紙の書類だと必ず記入漏れがあるのですが、「eNEN」はスマホだけで問題なく使えていました。そのクライアントは評価制度も全てスマホで行っていたので、スマホで入力できる「eNEN」は合っていたのかもしれません。

《今後の期待》
平井様:WEBが少々苦手な方向けの動画マニュアルやチャットボットがあればいいなと思います。今後はさらに横展開もしていきたいですね。

白井様:「eNEN」をブランディングにも活用していきたいです。数社実績があると言えるんですよね、「うちの事務所はこういうことをやっています」と。電子申請はいま普通ですが、7~8年前はまだまだ紙での申請が当たり前だった。そんな中で新しい試みをしている、先に進んでいる事務所の方が価値が上がりますので、セミナーをやってみても面白いかもしれないなと考えています。

「eNEN」の導入を検討している社労士の方へメッセージをお願いします。

白井様:当事務所がもっと導入していきたいので、むしろ皆さんはやらないでください……というのは冗談です(笑)。

平井様:電子申請ができない事務所は長くても3年後には淘汰されてなくなると思います。昨年はお客様から「年末調整、WEBで対応できますか?」と聞かれたとき、「こういうシステムがありますよ」と答えると「さすが、肥後労務管理事務所さんですね!」というような反応でした。ですが今年は「まあ、さすがにできるよね」という声に変わってきつつあります。

もっと未来になれば、年末調整をWEBでできないような事務所は信用を失くしてしまうでしょうし、新しく入所したスタッフからも「電子、やってないんですか?遅れてますね」と白い目で見られかねません。そうした常識の変化に対応していくためにも、「eNEN」の導入をお勧めしたいです。

取材日:2021年6月
社名 肥後労務管理事務所
業種 専門サービス
従業員数 55名
所在地 【吉祥寺本店】
〒180-0004
東京都武蔵野市吉祥寺本町2-4-14 メディ・コープビル8 603号室
URL https://hr-oneteam.com