■セミナー概要
基調講演として、福岡中央労務管理事務所 竹下 裕志 様をお迎えし、社労夢を含めた様々なクラウドの活用方法やそれに伴う働き方・売上UPの戦略などをお話しいただきました。
なお弊社SR営業部からは以下の内容をお届けしました。導入検討中・ライト・ベーシックプランの方にも必見の、社労夢ハウス導入による事務所の成長戦略や収益アップの具体的な方法をご紹介。さらに「他社システムとのAPI連携」でより業務効率化する社労夢や、今年も開催が決まった社労士サミット2026についてお話ししました。最後にハウスプラン無償利用可能な”ネットde顧問”シリーズの「DX三種の神器」と収益拡大モデルについてご説明いたしました。
～DX三種の神器～
①ネットde明細：顧問先へ明細をWEBにて配布する機能。3クリックと操作が簡単で、印刷・封入・郵送の手間やコストを削減。
②ネットde賃金：顧問先への給与計算貸し出し機能。社労夢と同じ画面を見ることができるため設定が簡単で、社労夢とシームレスに連携可能。
③ネットde就業：煩雑な勤怠管理をリアルタイムに把握できる機能。ネットde賃金とデータ連携がスムーズで、利用シーンに応じた多様な打刻機器を導入可能。
▷「ネットde顧問」詳細はこちら ネットde顧問 | 社労夢｜社労士業務のクラウドシステム
■社労士事務所のためにつくられたシステムは社労夢だけ！フル活用して経営基盤強化 成功事例・福岡中央労務管理事務所 竹下 裕志 様
弊社は1993年に設立し、もう30年近くになる事務所で、スタッフは50名前後在籍しています。私は現在38歳なのですが、今の20代、30代、40代の社労士事務所で働いてくださる方は家庭の両立や働きやすさを重視する方が多いのかなと思います。私自身もそうです。休日は家族と過ごして、平日もなるべく家族との時間を作りたいと思っています。これは私だけじゃなく、事務所で働いてくださっている正社員や幹部メンバーも同じです。例えば、リモートワークやフレックスを使い、お子さんの習い事の送り迎えに行って、そのあと家に帰って、お風呂に入って、ご飯を食べて、その日の業務が終わっていなければ、そのあとに仕事をする。そういった働き方のほうが、効率的で生産性も高いのかなと。人生の幸福度も高いと思っています。全ての業種がそういった働き方をできるわけではないですが、社労士事務所は比較的リモートワークやフレックスを取り入れやすい職種だと思っております。ただどうしても業務管理やタスク管理、従業員がきちんと仕事をしているのか不安が出てくると思います。クラウドの活用や日々の運用の工夫、事務所のルール作りを日ごろからしっかり行っていけば、十分に実現できる働き方だと考えています。
最初は2020年のコロナ禍になる直前に、事務所の職員全員にリモートワークが出来るようにワイドモニターとノートPCを用意し、直接自宅に送りました。当事務所は部屋が分かれているだけでなく、他拠点に亘っていますので、もう6年以上リモートをやってもやらなくても全部の部屋を、毎日Zoomで繋いでモニターに映しております。全員顔を映して朝礼を行いますが、”業務中はカメラオフでいいですよ、ただ上司がチャットやZoomで声掛けをしたときにブレイクアウトルームで打ち合わせができるようにしてください”と伝えております。
また顧問先にもChatwork・Zoomを導入していただくことで、スムーズにチャットできています。日ごろから従業員には、当番としてZoomのセッティングやブレイクアウトルームの作成を回していますので、お客様とZoomミーティング面談するときに、全従業員が音声エラーやアップデートの不安なくできていると思います。お客様とだけでなく、事務所内で毎日扱うことは非常に重要で、何かあった際もスムーズに対応できると思います。
リモートやフレックスを「今日からいきなりやります」となってもなかなか統制が取れなかったり、事務所内の細かいルールの共通認識がないとうまくいかないことも出てくると思います。そのため、日々の訓練や運用の積み重ねが必要です。最初はハイブリッドでやりながら、事務所のリモートやフレックスのルールを少しずつ作り上げていくと生産性が高く働きやすい環境が作れると思っております。
まず事務所の売上・生産性を上げるとなると、社労士事務所の場合、即戦力化しやすいのは優秀なパートさんだと思います。当然時給の高さや人間関係も大切ですが、例えば「お子さんが何かあった時は当日欠勤でも大丈夫ですよ」という環境を作ることで、弊社も優秀なパートの方を採用でき、長く勤めてくださるような方が増えてきたという風に思っております。一方で、正社員の定着に関しては業務の仕組化やクラウドの活用、またZoomのブレイクアウトルームで日々フィードバックを行っています。さらに出社したタイミングでの面談や、業務とは直接関係ない雑談を含めたコミュニケーション、OJTとして１on１を継続して行っています。
またシステムの導入時は歩合制度を設けております。新規で顧問先を獲得した際や顧問先にネットde賃金を導入いただいた場合など、売上に応じて一定割合を歩合給に反映する仕組みにしているため、積極的に新規を取ろうと動きます。社労士事務所でよくあるのですが担当者が仕事をしてもしなくても、新規を取っても取らなくても給与が変わらないので、新規顧客が増えると業務が増えるため職員が取りたくないと感じてしまい、結果的に逆効果となり、事務所の成長を阻害します。そのため事務所の売上が上がれば、自分自身の収入も上がる仕組み作りも凄く重要と思っております。
そして電話代行ですが、基本的な受電は、電話の内容を判断してすぐ折り返すかどうかを判断できるシステムのfondeskが行ってくれます。また顧問先に関しては社内電話代行として当事務所の職員が電話を取って、”どこどこの誰々さんからこういった内容で電話がきています”と、返信禁止のグループチャットに記載します。電話がかかってきた担当者はリアクションをして緊急ですぐ折り返したほうがいい時はすぐに折り返し、緊急でないときはチャットで連絡するなど、自分の都合のいいタイミングで折り返す仕組みをつくっています。これらの通話は全部録音されますので、お客様とどういう電話をしたかという記録が残り、言った言わないがなくなります。また若い女性職員が対応するとセクハラなどもありますので、冒頭で品質向上のために通話録音をさせていただいていますというアナウンスにすると、不要に威圧的な通話内容も減ったと思います。また事務所が空いていない時間や休日であっても電話代行やLINEの自動応答を活用し、工数を少なくする取り組みで効率や生産性を上げていっています。
冒頭にもお話しましたが、BtoB業務の中でもお客様とのコミュニケーションをクラウド化することが重要で、全顧問先にChatworkを入れていただきBtoBのお客様は全部LINEでやり取りする。訪問だけでなくZoomやGoogleMeetを使うのもクラウド活用という意味では非常に重要になってくると思います。
クラウドストレージは多くの事務所も使われているDropboxをメインに使用しております。メインシステムとして手続きは社労夢で行っており、TMCさんのRPAを活用しています。それ以外の手続きや業務管理には、Yoom、Kintone、Chatworkを使用し、現在、業務管理や仕組みづくりを進めているところです。Chatworkは概要欄機能がありますので、概要欄に「事務所の担当は誰か」を記載し、複数担当制ですので「この業務に関しては誰にご連絡ください」や、顧問先様によって異なる契約内容や業務内容、コミュニケーションのまとめなどを載せております。さらに過去の手続き控えの文書もすべて記載し、Dropboxに貼ってあるURLから顧問先様ご自身で必要な公文書を確認する仕組みにしております。また手続き手順はDropboxに設置しているYoomURLから必要情報を入力して必要な添付書類をアップロードしていただきます。その後、送信ボタンを押しますとお手続きが完了し、「○○の顧問先様からこのような手続き依頼が来ています」と自動でチャットに通知が来ます。電子申請担当がURLをクリックし社労夢に転記が必要な部分だけを入力して電子申請を行う流れで業務を行っています。顧問先様とのやり取りはChatworkの概要欄をフル活用していますし、所内で業務ややり取りをする際もDropbox・Chatwork・KintoneにURLをつけることで、「探す時間」をなくし、本当に必要な業務だけに集中できる仕組みやルール作りを日々積み上げています。
そして公文書と電子申請の案件は年間何千件ありますが全て記録しております。例えば「入社が何件」「退社が何件」というデータをKintoneで残していますので、クロス集計表を押すと全顧問先のすべての手続きの人数が出てきます。さらにCSV出力を行うことで、例えば「御社は人数あたりに対して手続きが多い状況です。弊社平均では〇人に対して退社は〇件ですが、御社は離職率が高く手続きが多くなっています。」という具体的なデータを提示することができます。その上で、「手続き件数が多いため、このままの報酬では継続が難しい状況です。報酬の見直しをご検討いただくか、手続きの一部を自社でご対応いただくことは可能でしょうか。」という提案を行うと、単なる値上げ交渉よりも、値上げが通る確率がかなり高くなります。このように単純な仕組化や業務管理、漏れ防止だけでなく、工数や具体的な手続き件数、離職率、有給休暇、産休関連手続きの多さなどをデータとして提示することができます。その結果、顧問先様に対するコンサルティング力の向上にもつながり、最終的には最も重要な顧問報酬の適正化においても大きな力を発揮します。
最後のまとめに入らせていただきますが、システムを沢山使うとシステム代は非常に上がります。そうなったときに業務工数を増やさずに売上を上げていく方法として、社労夢ハウスは定額でネットde賃金等のシステムが使い放題です。正直なところ給与計算はどこの事務所も課題になりやすく、工数や労力の割りに報酬をいただきにくい業務です。そのため、社労士事務所・税理士事務所ともに最低限の体制が整えば顧問先自身で対応していただきたいというのが本音ではないかと思います。そのため手続き業務やコンサルティングで報酬をいただき、給与計算は仕組化・ルーティン化したうえで顧問先に行っていただく形にすると、システム利用料が事務所の売上や利益に直結します。
他社システムであれば月額や年額で10～40万円程度かかるケースもありますが、ネットde賃金であれば「月5万円で利用できます。」とお伝えすると多くの場合ご理解をいただけます。また一番契約解除になりにくいケースは給与計算を委託している時で、顧問先の解約率も下がる傾向があります。労務手続きは社労士事務所が担当し、給与計算はネットde賃金を使って顧問先が行う形にすると、社労士事務所の利益や生産性が上がるだけでなく、解約率の低下に繋がり顧問先との関係も長く続きやすくなります。当事務所としても引き続き手続き業務や顧問報酬、コンサルティング報酬の見直しを進めていきたいと考えております。給与計算業務を直接行っていなくても、社労夢ハウスであることでお客様にシステムをご利用いただくだけで、月額の売上や利益に繋がります。これは事務所の経営基盤を強くする大きなポイントです。当事務所も微々たるものながら、実際に売上が伸びてきています。今後も社労夢ハウスであることのメリットを活かしながら、売上・利益の向上に繋げていければと思っております。
「ネットde顧問」の詳しい提案方法や製品内容などにご興味がある方はお気軽にお問い合わせください。ご参加いただいた皆様、大変ありがとうございました。また、ご登壇いただき貴重な情報をご提供いただいた竹下様に心より感謝いたします。 ※一部内容を編集・省略しております。
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