■セミナー概要
基調講演として、社会保険労務士法人総合経営サービス 肥後労務管理事務所 白井様をお迎えし、社労夢を含めた様々なクラウドの活用方法、それから社労夢と連携がスタートしたChatworkによる業務改善などをお話しいただきました。
なお弊社SR営業部からは以下の内容をお届けしました。石原より、導入検討中・ライト・ベーシックプランの方にも必見の、社労夢ハウス導入による事務所の成長戦略や収益アップの具体的な方法をご紹介。さらに「他社システムとのAPI連携」でより業務効率化する社労夢や、今年も開催が決まった社労夢サミット2026についてお話ししました。そして竹口より新たに社労夢に搭載されたChatworkの実演、最後に稲田よりハウスプラン無償利用可能な”ネットde顧問”シリーズの収益拡大モデルについてご説明いたしました。
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■業務効率化を加速する！Chatwork連携とAI社労夢で変わる社労士業務 成功事例・社会保険労務士法人総合経営サービス 肥後労務管理事務所 白井 章稔 様
現在、東京都武蔵野市の吉祥寺、それから北区の王子、長野県の松本、3拠点でお客様対応させていただいていまして、現在の職員数が93名、有資格者が30名となっております。人数が多い分、お客様への提供できるサポート範囲を広げていこうと考えておりまして、受託業務として手続き、給与計算のアウトソーシング、それから就業規則の作成や労務DDを含めたコンサルティングや助成金の情報提供をしております。そして企業型DCについては16年前からお客様への提案をしておりまして、昨年末で1000社への導入が確定しました。
私共とエムケイシステムさんとの出会いは今から14年前の2012年2月となります。当時は、手続きの申請は紙で手書きを行い、その書類を役所に直接持っていったり、あるいは郵送で処理をしていました。また、給与計算は他社ソフトを使っていましたが、毎回給与明細を印刷して、それをお客様のところに郵送していました。時折、給与計算の誤りがあって、慌てて明細を差し替えて、直接お客様のところに届けたなんてことも過去の苦い思い出であるんですけれども、こういった状況の中で、どうにかして社労士業務を効率化できないかと、いろいろなソフトを探している時に出会ったのが社労夢でした。当時ベーシックプランを使わせていただいたんですけれども、1年後には 社労夢ハウス へ切り替えをさせていただきました。この時の職員数はまだ5人もいませんでした。当時としてはかなり大きな出費だったと思うんですけれども、それを補って余りあるくらいの性能の向上、それから事務所としての生産性の向上が見込めたため、グレードアップを決定いたしました。現在、約99%は社労夢でお客様の業務をやらせていただいているという状況になります。
私ども事務所経営で大事にしていることを６つお話しさせていただきます。
まず1つ目、事務所を成長させる、つまりお客様を増やして売上をどんどん増やしていくことを大切にしています。これは売上を上げて利益を出していかなければ、今いる社員の給料を上げていくことができないというのがまず大きな理由になりますが、それ以外にも新しいお客さんを増やしていくことで、我々の業務の幅も広がる。それがイコール社員にとっての新しい経験、やりがいにも繋がると考えております。また、規模を大きくしていくことによって、他の事務所や他業種の方々との競争力も向上していけると考えております。
基本的に社内やお客様とのコミュニケーションはChatworkでとっております。それから、手続きの公文書やデータのやり取りはBoxを使ってお客様と共有をしております。業務管理は、先程石原様からお話がありました、Kintoneを中心に使っておりまして、毎日の手続の進捗管理や育休、季節業務の年度更新、算定基礎、年末調整に至るまで、全てKintoneで進捗管理しております。また日々の職員の業務管理日報についても、Kintoneで時間を入力して、それとお客様との売上を連携させることによって、どのお客様の何の仕事にどれぐらいの時間がかかったのかという生産性管理まで行っているのがうちの事務所の強みだと思ってます。
そして2つ目、お客様に対しては必ず組織で対応するということを大事にしています。とかく我々の士業事務所というのは、人に仕事、人にお客さんがつきがちになりますので、どうしても属人化してしまう傾向にあると思います。隣の人がどのような仕事をしているのかよくわからないし、士業事務所あるあるだと思うのですが、これを廃止しようと思いまして、とにかくお客様に対しては1社に対して3人以上の体制で対応する、チームで対応するというのを大事にしています。
3つ目、平等に扱う。これは職員に対して頑張っているとか、気合いとか根性、ではなくてどれだけ成果を出したかというのを大事にしています。かなり体育会系のような感じを受けるかもしれませんが、どちらかというとちゃんと時間内で売上を上げた人を見える形にして平等に給料を上げています。対して目に見える成果ではなく、目に見えない人間関係等で頑張ったとしても成果を出さない人の処遇は変えないというところを大事にしています。
4つ目はお客様を選ぶです。これは社員を大事にするところにも繋がってくると思います。お客様に対して料金面を決めるときに、同じ規模感であってもスピーディに対応してくれるところもあれば、期限ギリギリになってもなかなか資料をいただけないお客様もいらっしゃいます。こういう中で、我々としてもスムーズに仕事がしやすいお客様をできたら選んでいきたいという使命感、課題は持っております。
5つ目、働きやすさ。働きやすい環境というのは、人によって考え方は様々だと思うんですが、私にとっての働きやすさは、職員一人一人が業務で抱えるストレスを出来る限り最小限にしたいと考えています。
そして最後、6つ目、システム投資。システムを使う時にはお金がかかりますので、どうしても経費、コストを見がちですが、システムを導入することによってどれだけの付加価値がお客様に提供できるか、あるいは事務所内の職員の生産性がどれだけ引き上げることができるかという視点は大事にしています。繰り返しになりますが、私は職員に対して業務ストレスを低減してあげたいと思っています。その鍵となるのは、社内あるいは社外でのコミュニケーションの速度と質を上げてあげること。自分のペースで自分の仕事ができることが一番働きやすい環境だと思っています。つまり、悩む時間を与えない運用。まだ資料が来ないなとか、お客さんどうなってるかなと悩む時間というのはマイナスだと思ってます。
その解決策の一つになるのが、Chatworkだと私は考えております。コミュニケーションツールとしてお客様に対して電話とFAXをなるべく使わないようにしようとしています。電話は履歴が残りにくいです。最近では電話を録音して文字起こしして議事録に残すということも可能になっておりますが、ちょっとした電話だとなかなかそれができなかったりします。また自分が仕事をしている時に急な電話で作業が止まる、折り返しでお客様が出ないことがあるため、電話やFAXは効率が非常に良くないと考えております。
そこで、今日の本題としてはChatworkになります。社労夢とChatworkの連携は、私自身本当にラッキーで、たまたま我々が使っていたこともあるんですが、凄く利便性がアップして喜んでおります。Chatworkのメリットの例として、メールとチャット、1件あたりどれぐらいの時間がかかるかを計算してみました。例えば部下に何かを依頼するとき、”どこどこ会社の社会保険の手続きをお願いします”というメールを打ちますよね。メールを送信して、部下の方がそのメールを開いて”承知いたしました”と返信を作ります。そしてこの返信メールが自分に届いてくると、受信トレイを見て、それをクリックして承知します。この確認は約30秒かかると思います。実作業に入って、自分自身がこの作業を1日5回、10回、1日あたり繰り返していると思います。これがチャットですと、部下はリアクション1個で返信を打つ必要がないです。ここにかかる時間30秒の差ってものすごく大きいと思うんです。これが自分にとって1日何回かかってるか。社員一人一人の人数をかけて、1ヶ月、1年と経った時にものすごい時間の差になると思うんです。これだけでも事務所にとっての生産性が上がる、コストが削減できるため本当にコミュニケーションツールって優れているなと私は感じました。
ではChatwork等のコミュニケーションツールの導入したきっかけをお話をさせていただきます。今から約10年前、2015年12月から我々の事務所ではChatworkを使っております。きっかけは受動的で、当時契約していた経営コンサル会社がChatworkを使っていたので、その連絡をChatworkグループでやりましょうということで導入いたしました。ただ、残念ながら正直、当時はメールの方が便利だと思っていました。転機になったのが2020年11月、他の社労士の先生が登壇したChatowork全面切り替えで効率化したというセミナーです。お客様とのコミュニケーションを全てChatworkに切り替えて、凄くストレスフリーになって生産性が上がったという話を聞きました。それを聞いて目から鱗が落ちまして、”これはもうやらなきゃいけないな”と思いました。成功している事務所があるのであれば、これを全面的に取り入れようと思いまして、社内に展開をすることにしました。私は0から1を作るというのはあまり得意ではないので、他の事務所の先生のやり方をとにかく真似して、それを横に展開していくやり方で始めました。
導入いただく流れとしては、新規のお客様には初回面談で当社のコミュニケーションはChatworkでやりますと一言うたっておくだけで、その後の業務連絡をスムーズにすることができました。ただ既存のお客様の切り替えはなかなか大変だと思いますので、私自身が案内メール文を作ってお客様に送るように担当者に指示しました。既存の関係を崩さないように、導入のメリットを丁寧に説明し納得していただいたうえで移行を徐々に広めていきました。やはりお客様自身も生産性を上げていくためには業務効率化していく必要があるという中で、うちの事務所のやり方に賛同していただいて、長い間付き合っていただけるお客さんかどうかという一つの判断材料にはさせていただいております。Chatworkと社労夢
それでは社労夢とChatworkの連携について少しお話をさせていただきます。昨年末にリリースしていただきまして、どのようにお客様に対して進めてきたのかという流れと、何を使っているのかというのをお話しさせていただきます。やり方ですが、まずは社員へ周知いたしました。システム屋さん、しっかりとしたマニュアルを作ってくださってますので、そのマニュアルをみんなに送ってですね、朝礼で機能連携の話とメリットをちゃんと社員に説明をしました。ただ一斉にやってくれと言ってもですね、動く社員と動かない者に完全に分かれますので、必ず社員一人一人に1社か2社、お客さんでできるところをピックアップしてくださいというのをやってます。まずスモールスタートから始めるというのを大事にしています。そしてお客様の了承を得て、ピックアップしたところに導入をして、実際連携してみて反応がどうだったかというところ、失敗事例はないんですけども、どのような効果があったのか、どれぐらい時短につながったのかというのを朝礼や定例会議で発表して、それを横展開していきました。横展開というのは、Chatworkを使用してくれるお客さんを増やしていくというのをやるようにしています。なので一斉にやってくれと言ってもですね、みんな動きませんので、なるべくスモールスタートで何でもこちらのお願いごとを聞いてくれそうなお客さんを見つけて、そこに展開していくというのが一番大事な部分だと思ってます。
どのような機能をこの1、2か月で使っているかというところですね。現在の機能で言いますと、給与計算が一番やりやすいと思っておりますので、支給控除一覧表、それからFBデータの送信というのはもう導入をさせていただきました。給与明細についてはネットde明細を我々使っておりますので、現在使っていないのですが、支給控除一覧はお客様に納品して確認していただくと非常に楽になりました。今後の展開は給与と関連しまして、夏の賞与、冬の賞与、それから年末調整、この辺りは非常に使いやすいと思ってますし、あとはネットde受付と連携させて、わざわざお客さまから受付入れましたよとご連絡いただかなくても良くなると言えば、お客様も非常に喜んでくれるかなと思っております。実際に触ってみて思うことは、一作業で削減できる時間は本当に数分です。3分から5分ぐらいの短縮なんですね。ただ、この3分から5分の短縮っていうのが、顧問先の数、さらに毎月、一年かけていくととんでもない時間になってくるわけですね。先ほどのメールとコミュニケーションツールの差と全く同じ考えだと思ってます。この積み上げが会社にとってですね、収益を上げる、利益を出せる、そして生産性が上がるという効果が生まれると思いますので、やはりこの機能使えるだけ使いこなすことがすごく大事じゃないかなと思っております。なのでますます今後が楽しみな機能がありますので、我々もどんどんどんどん使っていきたいと考えております。
最後にまとめになります。社労夢とChatworkの連携が一番向いてるなと思うのは、特に今成長フェーズにある事務所様ではないかなと思います。例えば創業したばかりの先生方であったりとか、これから職員を一人、二人、三人雇っていく成長フェーズにある事務所。どういうことかと言いますと、まだお客様ごとのフローがバラバラであって、これから統一していく事務所様は凄く向いているんじゃないかなと思います。これが少し規模感が大きくなってくると、なかなか全部の流れを寄せていくって難しいと思いますが、これから0から開発していくという事務所様は本当に向いていると思います。
そしてChatworkを入れることや連携させることが目的になりがちなんですが、全く違ってまして、あくまで手段であるということですね。うちの事務所でいうと、このコミュニケーションツールを使うことによって、まずコミュニケーションのストレスを減らすということ。それから、30秒、1分、数分の時間を短縮していく。それによって生産性を上げていくというのが目的になります。この基幹ソフトを入れるとか、AIを入れるとか、コミュニケーションツールを入れる、みんなそうなんですけども、目的は何かというところを押さえて、じゃあそれとしてどのツールが最適なのかを選んでいただくことによって、今日の先生方もどんどん生産性を上げられる、そんな体制になるんじゃないかなと思います。以上で私のお話は終了となりますが、何か一つでも先生方のお役に立つ情報が提供できれば幸いです。ご清聴いただきましてありがとうございました。
「社労夢」の詳しい製品内容にご興味がある方はお気軽にお問い合わせください。ご参加いただいた皆様、大変ありがとうございました。また、ご登壇いただき貴重な情報をご提供いただいた白井様に心より感謝いたします。 ※一部内容を編集・省略しております。
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