労務手続きを「社労夢」で工数削減。捻出した時間で多様な働き方を目指す

今回は、株式会社MCEAホールディングス 総務部の森岡様・大矢様・城様・塚本様、広報部 遊間様に、2022年10月にご導入いただいた社労夢Company Edition（以下「社労夢」）についてインタビューしました。手書き、郵送、そのために出社して…と労務担当を悩ませる紙の業務。導入のきっかけから導入後の嬉しい変化まで、一層「社労夢」の活用をすすめる皆さまにお話を伺いました。

【MCEAホールディングスの事業内容・特徴】
広報　遊間様：
MCEAホールディングスはグループ会社のバックオフィスを担っており、人事・総務・広報・経理・品質管理部門が所属しています。グループ会社には、ITフリーランスのエージェント事業をしている株式会社PE-BANKと、システム開発事業を行っているアスノシステム株式会社があります。MCEAホールディングスの従業員数は役員含めて38名、グループ会社全体を含めると300名弱です。

【労務担当チーム】
●業務内容
社会保険の申請／入退社の書類作成 など
●メンバー構成
実務が3名（全体4名）／ 比率的に女性が多く、部署の垣根を越えて仲が良いチーム

【導入の経緯】

■手書き・郵送、e-Gov申請でも膨大な時間を要していた

―「社労夢」の導入前は、どのような課題がありましたか？

城様：
1つずつの手続きに時間がかかっていました。申請を郵送で行っていたので、ミスがあると修正して再送して時間のロスになり、改善したいとずっと思っていました。

大矢様：
申請書に手書きしないといけない部分や、書き間違えなどが発生すると、どうしても出社しないといけなかったので、すごく手間に感じていました。

―紙の業務を減らすために労務のシステム化を検討した中で、「社労夢」が候補に挙がったのはどのような経緯でしたか？

塚本様：
一部の申請はe-Govの電子申請を使っていて、そのワンタイムパスワードを上長に毎回確認をしていたのですが、そのことがすごく手間だと感じていました。前職で社労士事務所に勤めていたときに、社労士事務所用の「社労夢」を導入していたので、その手間を解消できるシステムがあるということが頭の隅にあり、MCEAホールディングスでも導入できたらいいなと思っていました。
ちょうどその時期ぐらいに展示会に参加したところ、「社労夢」を見つけたので、早速、他のメンバーにも紹介しました。

大矢様：
午前中に森岡と塚本が展示会に参加していたのですが、「社労夢」のブースを見てくるようにという指令がすぐにありました（笑）。そして私も製品の説明を受けました。

―展示会から約半年での導入でしたが、展示会で「社労夢」の説明を聞いてどのような印象でしたか？

大矢様：
操作が難しくなさそうという印象でした。e-Govでは進捗を見るにも毎回ログインしないといけなかったのですが、その手間を省いてさらに手続進捗管理機能で管理ができるというのが魅力的でした。
電子申請が簡単な手順でできるということが分かりやすかったです。

城様：
手続進捗管理機能の中で、提出期限が経過していると赤色で示してくれるなど、色分けされているのがすごく助かるポイントだなと思いました。

塚本様：
「社労夢」の説明を聞く中で、「DirectHR」（従業員申請システム）の紹介も一緒にしていただき、合わせて導入できるように検討しました。

＊DirectHR（従業員からの入社データ収集や、公文書の配信、年末調整機能など、従業員と管理部門をつなぐシステムです。）

―他の労務関連製品と比較検討はしましたか？また、「社労夢」に決めた理由を教えてください。

森岡様：
顧問契約をしていた社労士事務所は別システムを利用していたので、そちらも検討したのですが、我々は大規模の会社ではないというのと、昔ながらのタイムカードで打刻してというのは弊社では合わないと思いました。
「社労夢」を導入するまでにいくつかハードルがありましたが、柔軟な設定ができるということや、労務担当者だけのアカウントで処理可能なところが、選定において大きな理由になりました。

【導入準備】

■スムーズに初期設定が完了、余裕をもった導入準備に

―導入を決定してから、導入準備はいかがでしたか？

塚本様：
初期設定について、特に困ることもなくスムーズな初期設定ができました。色々触ってみながら、何度も細かな質問をしましたが、すべて丁寧にレスポンス早く対応いただいたので、すごく助かりました。

―今回「DirectHR」も一緒に導入いただきましたが、従業員に案内する際に工夫されたことなどありますか？

大矢様：
弊社では「DirectHR」は全従業員にアカウントを付与する使い方をせずに、入退社や扶養追加などで必要がある従業員にアカウントを発行し、情報を取得しています。そのためイベントごとに必要なマニュアルを作ってお渡ししました。

塚本様：
「DirectHR」の導入準備は、「社労夢」よりもさらに簡単に準備できました。事前にトライアルも体験しました。基本的な運用ができるまでの準備について、私が担当しましたが、どちらのシステムも余裕をもって対応できました。

【導入後】

■郵送や押印対応がなくなり業務時間の削減、手続き一覧で抜け漏れゼロへ

―実際に使用された、率直な感想をお聞かせください。

大矢様：
健康保険組合向けの申請で一部対応していないものは除いて手書き郵送対応がなくなり、すべて電子化されたことが本当に良かったです。特に離職票に捨印が必要だったのですが、「社労夢」で申請手続きができるようになり必要なくなりました。運用面で嬉しいことが色々あります。

森岡様：
労務関係で押印しないといけないものが、イレギュラーを除いてほとんどなくなりました。

塚本様：
育休の署名などご本人が記入する部分も、「社労夢」でできるようになったので、その分の郵送手続きが一切なくなり、業務時間が削減できてありがたいです。

―「社労夢」の中で特に気に入っている部分を教えてください。

大矢様：
入社や退職が発生したときに項目を選択すると、必要な手続きが一覧で出てきて抜け漏れをなくせる機能（手続進捗管理）が気に入っています。

森岡様：
「社労夢」は全従業員にアカウントを付与する必要がなく、労務担当者のみのアカウントで運用できるため、他システムと比べても低コストで労務対応をできるところが嬉しいです。

―「DirectHR」を利用した従業員の反応はいかがですか？

大矢様：
「DirectHR」は入社手続きなどイベントが発生する際に使っているのですが、今まで一度も問い合わせがこちらにくることなく問題なく対応が終わっています。問い合わせがくると時間を割く必要があるので、それが省けてありがたいです。

―導入後の疑問点や不明点などはどのように解決されましたか？

大矢様：
疑問点は担当の方にメールでその都度質問をして回答いただいて解決しました。マニュアルの内容はすごく多かったですが、申請内容ごとに細かく分けられているので検索しやすく、すごく分かりやすかったです。

塚本様：
マニュアルに関しては1つ1つ操作画面が掲載されているので、それも見やすくて助かっています。操作マニュアル動画も活用していました。

―作業工数が削減されたと伺いましたが、「社労夢」を導入して、働き方に影響はありましたか？

城様：
「社労夢」の導入で在宅勤務がしやすくなってきました。出社は週2、3や、午前中は在宅勤務で午後から出社など多様な働き方ができるようになりました。

【今後の展望】

■「社労夢」の給与計算機能で、さらなる多様な働き方に対応

―今後「社労夢」をどのように使っていきたいですか？

塚本様：
「社労夢」のライセンスを追加して、春に向けて新入社員の受け入れを担当者で各々準備したいです。また今後は給与計算でも「社労夢」を利用したいという動きがあります。

森岡様：
現在、給与計算システムは他のものを利用していますが、いわゆる経理寄りの給与計算システムのため労務では使いづらく、「社労夢」で給与計算したらそこが解決できるのではないかと思い利用をすすめたいと考えています。
我々のグループ会社のPE-BANKは、主にITフリーランスのエージェント事業を行っていますが、個人事業主だけでなく、案件によっては派遣での雇用形態で働いています。派遣社員の給与計算を行う上で、先方の勤怠情報と「社労夢」を連携させて、労務のための給与計算ができたらと思っています。半年ごとに働き方が変わる方も多いので、その多様な働き方に、システムがついていくことができると嬉しいです。

―今後「社労夢」「DirectHR」に期待しているところを教えてください。

大矢様：
まだ使いこなせていない部分もあるかもしれないですが、今のところは不便や使いづらいところはないですね。

森岡様：
今回「社労夢」で区分を細かく設定ができる部分を利用して、弊社がすすめようとしている業務にシステムもうまく結びついてくれることが期待している部分です。
また、「社労夢」側に求めていることではないですが、行政に対して人に関わる申請が基本的にはすべて電子申請できるようになり、紙をなくしたいというのが1番にあります。

―総務部として、今後企画されていることや取り組みたいと考えていることがあれば教えてください。

森岡様：
会社としてはアフターコロナのマスクの扱いから始まり、我々の働き方をどうするのかということを議論しました。コロナ感染対策のためではない在宅勤務や、広くABW*と言われているところ、ワーケーションなど、弊社ならではの働き方というのを模索し、それに合わせた福利厚生を見直ししています。300人いたら300通りの働き方に対応するために、規定の改定をどうするべきか、会社として検討しているところです。

＊ABW（Activity Based Working：仕事内容や気分に合わせて、働く場所や時間を自由に選ぶ働き方）

―「社労夢」を検討している方へのメッセージをぜひお願いいたします。

城様：
絶対にいれたほうがいいです！（笑）

塚本様：
先程も言いましたが、質問をするとすぐ返事がきたり、対応できない部分があっても数カ月後に対応できるようになって連絡がくることもあったり、自分たちが今やりたいことは叶わないことがあっても、叶えてくださることがたくさんあります。

森岡様：
1社だけでなく複数の事業所の労務管理を担う場合は「社労夢」を利用すると非常に便利になると思います。社労士事務所でも使っているシステムということで、必要な機能がすべて備わっている点がいいところです。

（取材：2023年3月）