グループ各社で異なる業務フローを統一し、月約135時間、 社会保険申請業務の削減「社労夢」＋RPAで実現

2016年当時、32のグループ会社を抱えるパーソルグループ。各社の社会保険申請業務の一本化のため、クラウドシステムである 「社労夢Company Edition」（以下、「社労夢」）を活用いただきました。さらに、RPAによる業務の自動化も実現。これにより、 月約135時間の業務削減という成果を挙げています。「社労夢」の活用を通じて、どのように業務課題が改善されたのか、お話を伺いました。

導入前の課題

・グループ会社ごとに、社会保険に関する業務フローやシステムが異なっていた。
・離職票や雇用継続給付の作業時は、いつも画面を切り替えながら操作していた。
・データを手作業で加工、印刷、押印してハローワークに持ち込むといった作業が煩雑で、工数が多かった。

ー 導入後の業務品質向上例 ー

・社会保険申請システムの統合によりグループ会社を横断した管理を実現
・セキュリティを担保したリモートワーク対応
・計画的なジョブローテーションが可能に
・社労夢＋RPAによる業務時間の大幅削減

「社労夢」とRPAの導入によって、月約135時間の業務時間削減を達成

■ 32あるグループ会社の社会保険申請システムを一本化したい

ーパーソルグループで「社労夢」の導入を検討されたきっかけを教えてください。

中島氏：
パーソルグループは、新グループブランド『PERSOL（パーソル）』を導入し、グループシナジーがより強固になりました。 その流れの中で、グループ内人事の全体最適化のため、各社の人事システムを統合することとなり、その一環として社会保険労務のシステム統合も決まりました。
それまではグループ会社ごとに、社会保険に関する業務フローやシステムが異なっていました。そのため、離職票や雇用継続給付の作業時は、いつも画面を切り替えながら操作し、そのデータを手作業で加工、紙に印刷、押印して、ハローワークに持ち込む…といった作業を行っていました。そのため、雇用保険手続業務はかなり煩雑で工数が多いのが課題でした。

ー「社労夢」はどのような点が魅力でしたか？

中島氏：
まず、非常にセキュアであることが魅力でした。個人情報を扱う業務になるので、PCのディスプレイに表示される情報も気を使うのですが、「社労夢」は特に慎重に扱わなければいけないマイナンバーがマスキングされた状態で表示されるなど、物理的にもセキュアなシステムで安心でした。

また、クラウド型サービスのため、PCへのインストール作業が必要なかったことや、その後のPC管理が容易であることも大きな決め手となりました。利用料金も、サービスの質と照らし合わせて適正価格だったと思います。

ーシステムの導入にあたって、ご苦労されたことは？

中島氏：
グループ会社の業務統合の1つだったので、「社労夢」導入の決済はスムーズでした。また現場も、もともと課題感を持っていたので、新しいシステムの導入に期待が大きかったですね。

小池氏：
既存のデータを上位システムから移管する必要がありましたが、「社労夢」にはコンバート機能が付いていたので、そちらを利用しました。ただ、グループ会社ごとにデータ保持の仕方が異なっていたため、それぞれの整合性を保ちつつ、チェックしながら進めたこともあり、そこは大変なところでした。 2017年5月から準備を開始し、カットオーバーする10月までの5カ月間は猛烈な勢いで過ぎていきました。

ー「社労夢」導入にあたり、現場の混乱はありませんでしたか？

小池氏：
導入前に社会保険担当者が、エムケイシステム社による1日レクチャーに参加し、オペレーションを一通り教えてもらいました。 そのため、特に現場で混乱はなかったです。 また運用も、離職票、雇用継続給付など、手続きごとに段階的に進めることになったので、それがかえってスムーズな移行につながったように思います。

■ 業務効率化に加え、ジョブローテーションやリモートも実現可能に

ー「社労夢」導入の効果について教えてください。

小池氏：
これまでグループ会社ごとに違うシステムだったこともあり、マニュアルも運用フローも複数あり、情報共有が難しい状況でした。しかし、「社労夢」の導入で業務を一本化することができ、グループ会社を横断した管理ができるようになりました。これによって社内で計画的なジョブローテーションが可能になりました。また、今は各社の業務においての注意点・特徴などの情報共有が行われており、手続き担当の間でも、横のジョブローテーションが可能となり、組織のパフォーマンスが上がっています。

さらにエムケイシステム社から、業務が一本化されればRPAの導入でより効率化が図れると提案を受けました。ぜひ活用したいと思い、「社労夢」による運用開始後、すぐにRPAも導入しました。

ーRPAは、どのような業務で利用されていますか？

小池氏：
当社では離職票や給付金関連の決定通知書のような公文書は「社労夢」で取得した後、印刷して従業員にお渡ししています。RPAの導入によりこの公文書ダウンロードと印刷の作業を、業務終了後の夜間にロボットが自動で実施してくれるようになりました。 このほか、上位システムから約28,000名の被保険者データを「社労夢」に連携する作業があるのですが、それにもかなりの時間がかかるため、ロボットが業務時間外に対応できるようにRPAを組みました。「社労夢」とRPAの導入によって、月約135時間の業務時間削減を達成しています。

ー「社労夢」の導入当初を振り返り、今、改めてよかったと思うことは？

小池氏：
「社労夢」はクラウド型サービスなので、時代や制度の変化に応じて機能がアップデートされます。政府のデジタル・ガバメント化の促進により、2020年11月より、健康保険組合の電子申請が可能となりました。それに伴って、「社労夢」も機能が追加。 従来はデータをCD-Rに焼いて郵送していたのですが、「社労夢」上の操作だけで申請できるようになりました。

中島氏：
「社労夢」によって社会保険申請システムを統合できたことが、グループの社会保険担当部門の統合促進にもつながったと思います。また、「社労夢」を導入したおかげで、現在コロナ禍におけるリモート・ワークにも対応できるようになっています。これにはマイナンバーがマスキングされているので、在宅でもセキュリティを担保できる点が大きかったですね。デジタル推進部としては、紙の業務も一部残っているので、さらなるデジタル化を進めて、フル・リモートが実現できる環境を目指したいと思っています。

■ 業務効率化に加え、ジョブローテーションやリハローワークの手続きも「社労夢」ですべて完結。いまや不可欠のツール。

ー今後、「社労夢」で挑戦してみたいことは何でしょうか？

小池氏：
「社労夢」の導入により業務効率が上がりこれまでの課題が解決できた反面、書類の発送業務の工数削減は実現できておりません。直近エムケイシステム社より離職票や給付金関連の決定通知書等の公文書をクラウド上で配付できるサービス「Cloud Pocket」がリリースされたと聞き、導入を検討しているところです。

ー最後に、「社労夢」を検討されている方に、メッセージをお願いします。

小池氏：
「社労夢」導入前は、ハローワークを訪問する業務が当たり前のようにあり、行かずに済むようになるとは、誰もイメージが湧きませんでした。むしろ、半信半疑だったと思います。しかし「社労夢」を導入したことで、ボタン一つですべてのハローワークにアクセスできるようになりました。いまや、ハローワークに行かないのが当たり前。公文書もセキュアに扱えて、マイナンバーも閲覧せずに業務にあたることができます。 「社労夢」がない状況は考えられないほど、インフラのように社に欠かせないツールとなりました。
ご興味を持たれている方は、ぜひご検討されるとよいと思います。