課題
解決
社会保険労務士法人小林労務とヘリテイジグループの出会い
小島：皆様、こんにちは、本日は社会保険労務士法人小林労務 上村様とヘリテイジグループ 飯島様、タッグを組んで給与明細廃止・年末調整のデジタル化の推進と題しましてディスカッション形式で導入から活用まで生の声をお伝え出来たらと思っております。ざっくばらんにお話しいただけたらと思いますが、さっそく上村先生と飯島様の最初のきっかけや出会いをお伺いしてもよろしいでしょうか。
飯島様：私どもは埼玉県熊谷市を中心にホテル運営をしておりまして、当時は地元の熊谷市の先生や埼玉県東部の先生に顧問をお願いしておりました。ただ従業員から日々色々な相談がどうしても発生するために、その対応に課題を感じておりました。そこで創業者の小林先生を、地元が同じ税理士の先生よりご紹介頂いたのが最初のきっかけです。入退社の手続きから毎月の給与計算、年末調整まで、オールインワンで人事的な部分をサポートいただける先生としてお付き合いをスタートし、ここが小林労務様とのご縁の始まりになります。
上村様：ヘリテイジ様とは２０１０年からのお付き合いになりますので、気が付けば１５年ほどになります。現在グループ会社としては１２，１３社おありだと思いますが、そのなかでも特に従業員が多いグループ３社を当事務所で受託させていただいております。各種手続きや給与計算、労務相談、年末調整などを対応させていただいております。
飯島様：日常的に人に関する問題というのはどうしてもさまざま発生するものですが、小林先生はホテルから車で10分、15分と非常に近い場所にいらっしゃいますので、何かあった時にもすぐに相談できる心強いパートナーとして長くお付き合いをさせていただいております。
給与明細書を紙からWEBへ
小島：コロナ禍の影響はいかがでしたでしょうか。
飯島様：ホテル業界はコロナ禍において大きな打撃を受けまして、正直、従業員の自宅待機を併用しながら運営を続けておりました。紙で発行した給与明細をお渡しするまでにタイムラグが生じてしまう所が課題でした。
上村様：その際に提案させていただいたのが、「ネットde明細」になります。今から4年ほど前、やはりコロナが一番のきっかけに2021年10月に導入いただきました。それまで紙の明細では１枚６０円のコストをいただいていましたが、ネットde明細については無料で提供する形にしました。そうですね、コロナ禍は私たち社労士事務所としても何かやっていかなくちゃいけないという思いがありましたので、オンラインセミナーやYouTubeを取り組み始めた時期でした。ヘリテイジ様のようにコロナの影響をとても強く受けた会社様は、自宅待機の従業員も多く、給与明細を取りに行くためだけに出社していただく必要がある状況は、総務ご担当者様の負担がものすごく大きいと感じました。そうした背景から、「ネットde明細」をご提案させていただきました。
飯島様：率直な第一印象は「もうこれはメリットしかない」なと感じ、即決で、やりましょうと伝えて導入を進めさせていただきました。
小島：導入した後の効果はどうしょうか。
飯島様：元々先生の事務所から郵送で送られてきた会社の給与明細２００名近くの従業員分をまず各部署に振り分けをして、それを部署ごとに配布するという形でやっておりました。さきほどのように自宅待機を併用していると、何日ももらっていないという連絡が総務にきて対応に追われ、また外国人スタッフへの伝え漏れなどもありました。２００人規模になりますと紛失が発生しますので、その都度総務で写しをコピーしてお渡ししてあげたり、源泉徴収票も同様の対応をしていました。その点、ＷＥＢ明細は本人がいつでも閲覧可能で一定期間は退職後も閲覧が可能です。その観点からも、今でも「メリットしかない」と感じておりますし、業務に余裕が生まれる点も非常にメリットと思います。
上村様：特にヘリテイジ様は明細をドットプリンターで印刷されていましたので、プリンター不調や破損による業務の滞りへの不安もありました。また会社の中でも仕分けして配る手間もあると思いますが、社労士事務所側も明細処理や部門ごとの仕分け、発送という手間、給料日までに必ず発送しないといけないという時間との闘いがありました。そして直前に給与の修正がある場合、再発行が必要でしたが、そういう再送の手間もなくなりましたので私たちとしてもすごくメリットしかないなと思っています。
小島：様々なメリットが非常にありますね。ご提案の後すぐに快諾いただいて導入を進めていただいたわけですが、実際に進めるにあたって苦労したポイントはありますか。
飯島様：苦労した点で言いますと、やはりどうしてもホテル業界は７０代の方など比較的年配の方が現役で働いていらっしゃいますので、ご自身のスマートフォンはお持ちでも普段使用されていない方々への説明が一番苦労した点でした。その点については、社内で説明会等を何度か実施させていただいて、実際の操作の仕方をレクチャーしながら、クリアにしていきました。
年末調整「eNEN」の導入
小島：年末調整「eNEN」の導入も行って今年で３年目ですね。
上村様：そうですね、やっぱり紙での対応は、私たちもそうですし、企業様側でもすごく負担があると思います。時期的にはちょうど今（１１月下旬）が締め切りです。紙の場合は１０月後半ぐらいに全部送って、１１月中旬が一回目の回収ですね。企業様側で作業していただいて、また送り返して、私たちで修正して、１２月中にまた確認してもらって、１月２５日のお給料日で差額が出るという流れになります。そういった業務を効率化するために導入する形になりました。
飯島様：ホテル業界すべての課題として、やはり人手不足が顕著になってきておりますので、小林労務さんと利害関係が一致している中でのご提案でした。こちらも即決で決めさせていただきました。私も年末調整はやったばかりですが、紙がWEBに切り替わったときはすごくよかったです。
小島：紙の時を振り返ってどうですか。
飯島様：正直１０月は本当に多忙な日々に加えて、中旬に年末調整がドーンと箱で送られてくるので毎年憂鬱になっていました。全部手作業で各部署に振り分けて、皆さんに記入してもらう。間違えや読みづらいこともありますし、外国人スタッフは日本語で住所などを書くのも大変な作業でした。また夜勤のものについては日勤のものに渡してもらうとすると、その人の奥さんの収入やどこで働いているかまでわかってしまうなど、個人情報の問題で以前からあまりよくないと思っていました。管理簿はつけていても１００人以上の紙の管理はやっぱり大変で、紛失のリスクもあり、並び替えの手間も当然ありました。
小島：課題解決をしていって一番良かった部分など具体的にありますか。
飯島様：従業員からの問い合わせが減りましたし、最終的には代筆で書く作業もなくなりました。管理者権限の画面で、今誰が提出済みで未提出かがリアルタイムで確認ができます。保険料の申告書が出ていない人も見える化されますので、ピンポイントでその人に「まだできていないよ」と管理できるところがメリットです。
上村様：問い合わせがあった時も社労士事務所と事務所様で共有の画面を確認しながら互いに対応できるうえに、画面が直感的に操作がしやすくとても分かりやすいと思います。年末調整を決まった時期にやると、複数の会社が混ざってしまい「怖い」とよく聞きますが、WEB化して管理できることは非常にメリットだと思います。
今後の顧問先DX
小島：今後どのようにしていきたいか、方針はありますでしょうか。
飯島様：今後はやはり攻めの業務改革をしていかないといけないと思っておりますので、先生の事務所からどんな１０００本ノックを受けるのか…
上村様：今後も人手不足は当然続くと思いますので新たな提案をして、お客様とさらに連携を強化していきたいと思っております。
小島：今回は社労士事務所と企業DXというテーマでお話しさせていただきました。企業としてもやっぱりいろいろな課題がある、それに対して社労士事務所という外からの目線で提案を行って、そして改善をしていく、非常に理想的なウィンウィンな関係ができているなと感じました。
＞社会保険労務士法人小林労務様は『社労夢ハウス』で顧問先にDX製品の導入を進めました。
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今回のセミナーの中では、実際のデモ画面をお見せしながらご説明もいたしました。「ネットde顧問」や「eNEN」の詳しい提案方法や製品内容などにご興味がある方はお気軽にお問い合わせください。
ご参加いただいた皆様、大変ありがとうございました。
また、ご登壇いただき貴重な情報をご提供いただいた飯島様・上村様に心より感謝いたします。 今後も皆様のお役に立てるセミナーを実施して参ります。
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