「社労夢ハウス」「ネットde顧問」「eNEN*」「DirectHR」活用で業務効率化、コスト削減と顧客先とのリレーション強化に成功！

まずは先生の事務所の職員数と顧問先数をお聞かせください。

出口先生 : 職員が18人で、その内社労士が6人、マネージャー、外資系担当などが12人という構成になっています。東京と栃木にオフィスがあり、顧問先数は250社程度、随時契約など含めると300社程度です。

それでは、事務所の中心としているサービスについてお聞かせ願えますでしょうか？

出口先生 : 主に労務相談・手続・給与計算・システムサポートとなります。あとは就業規則作成・派遣申請・セミナー講師・原稿執筆なども行っております。
年々、業務範囲を拡大しておりますが、売り上げの構成比としては、手続や給与計算業務の他、ここ数年はシステムサポート業務が多くなっています。

■「ネットde明細」「eNEN*」で業務効率化による生産性向上

手続や給与計算が中心となっていると、まさにシステムに頼る点が強くなってきますね。

出口先生 : システムに頼ることが多いです。手続はもちろん給与計算も「社労夢」や年末には「eNEN」を活用しています。給与計算は期限がありますので、簡略化できるところは簡略化し、その他の時間で付加価値のあるサービスを提供していきたいと思っています。
例えば、以前は給与明細書や源泉徴収票を印刷して郵送というのが主流でしたけれど、今では、「ネットde明細」を活用しておりますので、印刷して郵送する代わりにデータをシステムにアップしています。給与支給日以降に、社員各自がID・パスワードでログインしていただければいつでもどこからでも見ていただくことが可能です。郵送する時間や費用もかからず、確定後に給与の修正があっても明細書をなくした社員がいても再送ということは不要です。テレワークや全国展開しているお客様などには、給与明細を社員各自に閲覧してもらえれば、各支店に郵送する時間や費用が不要といったメリットをお伝えしながらご提案をしています。
また、勤怠管理は「ネットde就業」を活用いただくことで、勤怠情報を共有することができます。手続で必要なときも、こちらで閲覧したり、印刷したりすることが可能です。その他にも、給与一覧表など、会社によっては「人ごとに出力したい」、「部門ごとに出力したい」、「事業所負担の保険料を知りたい」という希望についても、「ネットde賃金」を活用いただくことで、お客様自身が好きな形に出力することが可能です。
このデータの相互連携は、事務所の省力化を図りながらも、顧問先にはサービス向上につながり喜ばれています。また、データをメールなどで送ると、誤送信など万が一のリスクがありますので、リスクヘッジにも有効と考えています。

顧問先連携の「ネットde顧問」を入れているお客様の割合は多いですか？

出口先生 : そうですね。 まだ全社という訳ではないですが、割合を増やしているところです。まずは私たちが使い方に慣れて相互のメリットを理解した上で、一社ずつ提案しているところです。
あと、提案のタイミングとしては、総務のアウトソーシングや顧問料の見直しの相談とかありますよね？そのときに、給与明細を「ネットde明細」にするなど、顧問先連携のシステムの導入により、総務担当者、事務所の省力化が図れるご提案をします。システムが良いので総務担当者と、事務所の省力化を図っても、逆にサービスの向上となり、喜んでいただくことが多いです。先日もご提案したら「こういうシステムを待っていた」というお声もありました。
また新しいシステムがリリースされたときは、顧問先様向けのセミナーを開催し、デモンストレーションをし、キャンペーン価格で提供することで導入を促しています。

■リーズナブルで機能が充実した 「社労夢」を開業当初から迷わず導入

「社労夢ハウス」を導入しようと考えた経緯は？

出口先生 : 前職の社労士事務所では別メーカーのシステムを使っていたのですが、私も開業当初からシステムを購入するつもりでした。
手続書類や給与明細は綺麗に印字されている方がプロという印象になりますので。「社労夢」は別メーカーのシステムよりリーズナブルで機能も充実していたように感じましたので迷わずに導入しました。
お客様が1、2社のときから社労夢.net（パッケージ版）を導入して、それから、社労夢ハウス（クラウド版）に切り替えました。システムは慣れて使いこなすまでに時間がかかりますから、顧客が少ないときから活用した方が良いとも考えたところもあります。例えば、離職票の手続の流れとしては、「ネットde受付」で退職を受け付けると、退職日や退職理由のデータを取り込むことができ、すでに登録している月々の賃金データ等を呼び出して、電子申請をするだけです。それを経験したらシステム無しには戻れません。

顧問先が何十社となると、データを１から入れるということが導入障壁になるという話をよくお伺いします。それを考えると早い段階でシステム導入するのは、一つ有効な考え方ですよね。

出口先生 : そうですね、早い段階で長く使えるシステムを決めることが重要だと思いますし、私は「先行投資は必要」と考える性格なのです。「先行投資は信用を得る手段の一つで、信用が得られたらお客様はたくさん増える」と、逆に「先行投資をしなければ、信用を得るにもそれだけ時間がかかる」と考えますので、業務に必要だと思ったら購入してしまいます。元を取るのは先のお話となるので、向こう見ずと言えなくもないのですが…。

これから「社労夢」に求めていきたいものはなんですか？

出口先生 : 新しい機能が増えることには期待しています。 例えば、「手続進捗管理」システムなどは、とても良いシステムで、活用しています。今までは、「この従業員の取得はどうなっていますか？」という進捗状況を確認されることもありましたが、「ネットde受付」を活用することで「○月○日受付」、「○月○日役所届出」、「○月○日完了」といった進捗管理を、お客様と共有することができます。事務所では電話時間とか問い合わせの削減につながっています。
ただ、新しい機能を業務に取り入れていくのには難儀しています。私の事務所では職員達が試行錯誤して利用価値を見出していますが、他の社労士事務所では「手続進捗管理」って何？という話になっているようです。活用事例など掲載されるとうれしいですね。

そうですね、社労夢はバージョンアップを頻繁に行っていますが、ユーザー目線からすれば、最低限必要な使い方を覚えると、中々新しいものを覚えようと意識が向かなくなるもので…そのようなところが整っていくと良いでしょうか。

出口先生 : そうですね。ただ、現在は社労夢のユーザー会である社労夢全国会があり、そこで活用した事例をユーザー同士で共有しています。あとは、「システム操作」や「社労夢利用によるDX推進」など様々な動画がありますので、新入社員への社労夢の基本操作説明や他の社労士事務所の活用事例など、大変参考になります。

それでは最後に、今後、自身の事務所をどのような形に発展させていきたいかをお伺いできますか？

出口先生 : 数年前に比べたら業務は効率化されましたので次は、東京と栃木の２拠点の強みを活かして組織として業務拡大をしていきたいと考えています。今まで１時間かかっていたことが30分でできれば、その他の時間はお客様に喜んでいただける付加価値のあるサービスに充てることができます。システム導入支援コンサルティングなど業務の多様性などで差別化を図っていきたいと思っていますので、そのための職員教育を続けて、職員一人ひとりに働き甲斐のある仕事でキャリアアップして欲しいと思います。そして、職員達と一緒に事務所を大きくしていきたいと思っています。そのための直近の目標は今いる職員達を大切にしながら、定期的に採用し、教育し、新しいことに挑戦できる環境を整えていくことです。夢は目標へ、そして現実へ…。
これからも一歩一歩、職員達と共に成長してまいりたいと思います。

*関連情報：WEB年末調整データ収集システム「eNEN」製品サイトはこちらhttps://www.mks.jp/enen/

取材：2016年9月（最終更新　2024年1月）