まずは、事務所の概要についてお聞かせください。
堀下先生：今、30人近くですね。社労士として相談、手続、給与計算、勤怠管理、就業規則、助成金など総合的な業務を行っています。いわゆる３号業務のようなスポット案件はなるべく避けて、継続契約を前提にしています。特徴としては顧問先が大体200社ほどあって、その内弁護士のように労働法務に関する相談だけの契約が30社ほどあります。今後は、100人、更に言えば300人以上の会社を対象として、同様の相談顧問の契約を取っていきたいと思っています。
『社労夢』を選んだ理由はどのようなところでしょうか？
堀下先生：システムの導入は、シェアナンバーワンを導入するポリシーです。シェア多数であるのは、それだけの理由があると考えるからです。あとは、大規模の事務所を目指すということで、消去法で『社労夢』に決めました。
『社労夢ハウス』の活用に力を入れていると聞き及んでいます。
堀下先生：当事務所では、３年ほど前までは十数名でした。過重労働で退職者が増えていたことを受け、今で言うところの働き方改革を実行したのです。何をやったかというと「従業員を増やす」「労働時間を減らす」というものです。その改革としてトップダウンで行ったのが、電子申請手続でしか使っていなかったエムケイシステムさんの『社労夢ハウス』の全ての機能を使い倒すということでした。
まずは、他社の給与ソフトから100％全て『ネットde賃金』に変えました。手続と給与のデータベースの基本情報は同じです。例えば名前や生年月日、住所のような情報を２度入れるのは手間ですよね。それを一つにすれば、手間は２分の１になると言う訳です。給与システムはどれを使っても大して差がないので、半年、１年位で切り替えました。
次に取り組んだのは、『ネットde受付』です。これは２～３年はかかりました。手続は180件位受託していますが、導入率は98％です。全国のユーザーを見ても圧倒的な数値だと思います。
やると決めた時は、全顧客のチェックリストを作って、都度進捗確認しながら進めました。着いてこられない職員は辞めましたが、それ位の不退転の決意でやりました。多くの事務所がここで挫折すると思います。よく言われるのが「この顧客はネットができない」というものですが、どの企業でもパソコンは使っていますよね？そこで、全顧客を回って操作方法を教え、時にはメールを開通させる手伝いをするなど、丁寧に対応していったから実現できたものと思います。通常、手続きと給与は同じ人が行っているので、『ネットde受付』を導入すれば、手間が一個減りますよと伝えて提案していました。
その次は、『ネットde就業』を導入しました。昔はタイムカードをもらってExcelで集計するといった勤怠管理でしたが、報酬として見合わず、過重労働の要因にもなっていました。まず１社に対して、マニュアルを読み込みながら半年がかりで『ネットde就業』を導入しました。ノウハウが溜まったところで一気に『ネットde就業』の導入を推し進めました。現在では、『ネットde賃金』は約80社、『ネットde就業』は約50社が導入しています。
提案するときには、お客様のメリットを伝えることが大切になります。当事務所では『ネットde就業』は、大きく二つのメリットがあると伝えてあります。一つには、タイムカードを処理する手間が削減できるので、「総務や給与計算担当のあなたの手間が減りますよ」と伝えています。もう一つがキラーワードなのですが、「お客さまの法的リスクを激減させますよ」と伝えています。勤怠管理の始業、終業、休業の時刻の記録は、労働時間・残業代の証拠となり、労基署の調査や裁判の際には、非常に大きな意味を持ってきます。タイムカードは「来た時間」「帰った時間」ですが、『ネットde就業』を使うと、システマティックに色々なことができますからね。
どうやって提案すれば良いのか分からないという話をよく聞きます。
堀下先生：数百人規模の相談顧問の契約を取っていきたいとお伝えしましたが、規模が大きいと10～20店舗と、色々なところに支店があることが多いですよね。そんな時にクラウドの『ネットde就業』であれば、何店舗でも対応できます。さらに生体認証、指紋や静脈認証で導入すれば、入退社があった場合でもカードを手配する手間も省けます。企業がそのような提案を求めている時に、相談業務で信用があるので、一番最初に声がかかるという訳です。だから相談顧問から展開して勤怠管理なども受託するケースが増えています。さらに、『社労夢ハウス』を使い倒していることで、ローコストオペレーションができる体制も整っていますので、極めて価格競争力もあります。当事務所はピピッとやってもらうだけなので、タイムカードを手集計している事務所と比べれば、そこまで高い報酬じゃなくても割に合うんです。
話は変わりまして、結構出版なさっていらっしゃいますよね。
堀下先生：今回の「中小企業ができる『働き方改革』」という本は、出版社から書いてと言われました。「プレミアムフライデーやりましたよ」とか編集さんに話をしていたら、それをまとめてくださいと言われまして…。実はこの出版のセミナーをやったのですが、参加者が100人位で、７割位は社労士でした。社労士事務所がシステムの活用で効率化を図った具体例をお話ししました。システム、更に言えばクラウドを使うのは、働き方改革の肝だと思います。システム化を進めていて、０を１にするのも大変ですが、次の１から３位までの初速をつけるのも大変だと感じます。それさえできれば、10とか100とかいけると思うのですが、皆そこで諦めているような気がします。自社のやり方に完全に合うパッケージシステムはないと割り切って、文句はあったとしても使い始めること、工夫して使いこなすことが先に進むためには必要だと考えます。
国の電子化の流れが良く話題に挙がっていますが、どのようにお考えですか？。
堀下先生：エストニアの例がよく話しに挙がりますが、日本には人口が１億2,000万人いますので、人口が130万ちょっとの国と比べると状況が異なります。こんな人口の多いところを理想に近づけるためには、数十年はかかりますよね。振り返ってみても、社労士の手続業務がなくなると言われてから何十年も経っているわけですから。
手続業務のみを受託している場合であっても、顧客に付加価値をしっかりと提示できることが重要と考えています。例えば「従業員が、来年の２月に子どもが産まれます。総務の人は何をして、従業員には何を伝えれば良いですか？」といった質問に対して標準的に横断的に最適な答えを出せるのが、当事務所です。子どもが産まれるとしたら、色々な役所や法律が関係してきます。まずは、産前産後休業なら法律は労働基準法で、所管は労働基準監督署になります。社会保険なら健康保険法と厚生年金保険法で所管は云々。
育児休業では育児介護休業法で、所管は労働局の均等室。そして育児休業給付金を払うのは職安。そして、これらの法律や手続き、所管の役所を含めて、漏れなく横断的に答えられる役所が存在していない訳です。ですから、当事務所は、その役割を担いつつ、ホテルのコンシェルジュのような行き届いたサービスを提供していこうと考えています。
それでは、これからの事務所の方針をお聞かせ願えますか。
堀下先生：今では、ローコストオペレーション体制が整いつつあります。ただ、当事務所では働き方改革をする際に退職者も出たので、まだ若手や新人も多いのは事実です。それでも、アナログからデジタルに置き変え、『社労夢』を含めたシステムを徹底的に活用していることで、初心者でもできるような仕組みづくりをしています。このシステムを覚え、マニュアルやテンプレートを作り、PDCAを回しながら改善を加えていくことが社員教育にも繋がっています。加えて分業化・標準化を図っていきます。効率的な事務処理を行いつつ、弁護士や会計士にできない労働法、社会保険諸法令を踏まえたアドバイスで付加価値を加えます。また、IPO支援、M&A、デューデリジェンス等の労務まわりを担います。これも付加価値が高い業務です。このように総合的な事務所として取り組み、全国の社労士事務所に憧れられる事務所を目指します。
では最後に、エムケイシステムさんに今後求めていきたいところはなんでしょう。
堀下先生：東証一部上場。そのためには、どかんと増資して色々なところに投資することが必要だと思います。それでユーザーの声の反映速度を加速させる、道筋さえ間違えなければ投資分は然るべく回収できるはずですから…。
