『社労夢』とRPAの組み合わせにより作業時間を削減!

まずは、事務所の概要についてお聞かせください。

城先生:現在では、大分県、福岡県、神奈川県、兵庫県に6ヵ所の事務所を構えております。商圏の拡大に合わせて事務所を広げてきたところと、独立志向のスタッフが半独立のような形で事務所を開いたところがあります。スタッフは53名、うち特定社労士含めて11名の有資格者がおります。業務としては給与計算等の手続きから、就業規則、労使に関する相談や紛争関係までほぼすべて受託しています。

その中でも事務所の特徴はどのようなところでしょう。

城先生:弊所が目指しているのは“デパート”ではなく“ショッピングモール”なんです。幅広い商品を取り揃える場所というより、専門店がたくさん集まっているイメージですね。それぞれのプロが連携してクライアントの課題を解決していくようなイメージ。ですから、職員には「自分独自の専門分野を作れ」と伝えています。あとは、ここ3年くらいで300人以上規模の相談業務だけの顧問契約の依頼が増えてきています。相談依頼から始まって、最終的には数百名規模の給与計算等も含めてまるごとお任せというケースも多いですね。労働力人口が減少していることもあって間接部門に人を割けないということや、監督署の指導が細かいので労働時間の管理や給与計算などを専門家にお願いしたいということなどの事情もあるんだと思います。

数百名規模となると、そこはやはり『社労夢』を使ってということになってきますか。

城先生:もちろん『社労夢』を中心に回しています。今積極的にやろうとしているのはCSVデータのやり取りですね。特に大規模な給与計算は、勤怠システムとの連携ができれば後が楽になりますし…。『社労夢』は給与のデータを別のところで使いまわせるのが利点ですね。以前は別の給与ソフトを使っていたのですが、私の号令で200社ほど全て『社労夢給与』に移しました。最初は前の給与ソフトの方が小細工ができるので、従業員からの抵抗もありましたが、一度設定したら「楽ちん」だということです。新しく入って『社労夢』しか触ったことがない従業員は、前のソフトの方が使いにくいと言っていまた。結果、しっかりと設定や紐付けをしてしまえば『社労夢』のほうが良いようです。

■RPA×『社労夢』で更なる自動化を目指し効率化に注力

城先生:あと、今取り組んでいるのはRPAですね。人の手を少しでも減らすことに注力しています。

RPAは、社労士業界でも色々と話題にはなっていますが、どのような取り組みをしているのでしょうか。

城先生:今は典型的な業務であれば、全部自動化できる時代ですからね。最初に手を付けたのは、電子申請で返ってきた書面のダウンロードや印刷など簡単なところから始めました。次の段階として、顧問先から送られてきた入退社などの連絡を確認しながら手入力していることの改善に取り組んでいます。現在は、連絡用のフォーマットをエクセルでつくっていて、顧問先がクラウド上にそのデータを置くと、弊所担当者別にアラートが出るようになっています。これを『社労夢』にコピー&ペーストしている訳です、それをRPAで自動登録できないかを検討しています。

城先生の事務所だからこそできるようなシステムのような気もしてしまいますが・・・。

城先生:いえいえ。どこでもできると思いますよ。エクセルの連絡用のフォーマットを顧問先に配って、メールで送ってもらえば良いだけですから。エクセルだったら社労士事務所でも顧問先でも日頃使っていますしね。あとは、セキュリティをどの程度まで求めるかということはありますが。

『社労夢』といえばクラウドで顧問先と連携できるというところが売りですが、他に城先生が利用なさっている機能はありますか。

城先生:『ネットde台帳』や『ネットde明細』でしょうか。問い合わせを減らすために『ネットde台帳』をご利用いただくよう顧問先には呼び掛けています。『ネットde賃金』は、今まで給与計算が終わったら印刷して封筒に詰めて郵送…という流れでしたが、顧問先に電話して、「給与計算が終わったので、明細を印刷して配布してください」と伝えるだけで済むので、非常に楽です。あとは『ネットde明細』も広めていきたいのですが、ご年配の従業員には難しいところのようですね。弊所は『ネットde明細』を使っていて、私自身も明細を見ていますので、良いシステムだとは思っているのですが…。
あとは 、『マイナde社労夢』は、マイナンバーの出たての時には随分と助けられました。コストパフォーマンスも良いですし、しっかりと暗号化されていてサーバの安心感は高かったです。総合的に事務所のセキュリティ体制も高めたのですが、そのようなシステムを導入しているということは、規模感の大きい企業に対してのアピール材料にもなりました。

ところで『社労夢』を導入されたのは、どれくらいの時期でしょうか。

城先生:かれこれ10年以上前になりますかね。以前は他社の業務ソフトを使っていたのですが、これが使いづらかったもので…。そのような話を知り合いの社労士としていたら、『社労夢』を勧められて、話を聞いてみるとやっぱり良さそうだなと。結局、エムケイシステムさんのご厚意が最後の決め手となりました。

■今後の社労夢に期待すること、付加価値を上げるシステムに

それでは、今後『社労夢』に寄せる期待等はありますか。

城先生:顧問先と連携しながら、手続きなどの作業的な要素が徹底的に自動化すると良いですね。デジタル社会に生まれ育った、いわゆるデジタルネイティブと呼ばれる人たちが、これから労働者になっていったときには、RPAという作業的な仕事が得意なデジタルレイバーを使いこなして仕事をしていくと思います。そのような方々は、作業的な仕事をしている会社には入らなくなりますよね。だから、そのような仕事はシステムに任せてしまいたい。そして、自動化して空いた時間で、先程お話した従業員それぞれの「専門分野」でお客様に貢献して、事務所の付加価値を上げていきたいと考えています。その「専門分野」を『社労夢』がお手伝いしてくれると非常に心強いですよね。

今ぱっと思いつくのは人事評価のシステムでしょうか。この作成を『社労夢』にお手伝いしていただけたら相当な強みになると思います。人事評価や賃金表などのイメージをインプットしたら、評価に関する色々な要素を組み合わせて、ベースができるとか。そのようなツールによって『社労夢』が付加価値を上げる手伝いをしてくれるというのが希望ですね。

取材：2018年11月