『社労夢』給与へ移行!『手続進捗管理』も活用し、効率化と品質管理を推進する!

事務所の中心の業務について教えてください。

藤井先生:顧問先企業の社会保険・労働保険の手続・給与計算、労務相談、就業規則の作成・改訂などを行っています。

福永先生:その中でも、給与計算を受諾している企業数の割合は多いと思います。また、給与計算は労働時間の計算から行っている企業がほとんどで、そこまで踏み込んで関与していることは強みかなと思います。

労働時間の管理に社労夢シリーズの『ネットde就業』を活用している事業所はありますか。

藤井先生:現在は数社ですが、これから提案を進めていきたいと思っています。
『ネットde就業』は、リアルタイムにお客さまの出勤簿が確認できて、ありがたいですね。導入していない企業は、タイムカードを送ってもらう、打刻のシステムでも先方に確定をしてもらう必要があり、タイムラグが発生します。
『ネットde就業』は、お客さまから相談があったときに、すぐに出勤簿を確認でき、締め日の翌日にすぐに給与計算に取りかかれるのはとても便利です。

『ネットde就業』を活用して、お客さまに喜んでいただいた事例を教えてください。

藤井先生:起業して間もない事業者のサポートをする際に『ネットde就業』を勤怠管理にお勧めしています。社労士側でID発行から、いろいろな設定ができるので、お客様側の手間がなく、喜んでいただいています。また、打刻ができないとか、システムの設定を変えたいという場合も、当社にお電話いただければ済むのでワンストップに相談しやすいのだと思います。

『社労夢』を導入したきっかけを教えてください。

福永先生:電子申請の導入を検討しており、せっかく導入するなら、会社情報や従業員情報のデータベースとして利用でき、そこからデータを引っ張って、業務効率化が図れるシステムを使いたいということで、2017年9月位に導入を決めました。
紙の手続きは、記載事項と記載内容を調べる必要のある部分がありましたが、電子申請だと1回データを整備すれば、自動的に必要な部分を引っ張ってくるのが便利ですよね。

藤井先生:整備したデータをアウトプットできるところも非常に価値を感じています。お客さまから、通常の労働者名簿以外に、例えば雇用保険の番号が分かる一覧が欲しいといった独自の要望をいただくことがありますが、『社労夢』からすぐ吐き出してお見せできるのは、すごくありがたいです。

■給与計算を『社労夢』給与に完全移行、給与計算から手続きまでをシームレスに処理する!

『社労夢』を導入する前は、業務ソフトは利用していなかったのでしょうか。

藤井先生:給与計算のソフトだけで、なにも使っていませんでした。年度更新の時期などは、みんなでずっと電卓をカタカタたたいて、時間がかかる割に計算間違いなどもあり、本当に大変でした。

福永先生:その給与計算ソフトも今年4月には『社労夢』給与にすべて移行しました。以前は、給与計算ソフトで計算をして、そのデータを抜き出して『社労夢』に入れて、年度更新、算定基礎届、離職票や賞与支払届などの集計をしていました。しかしその工程も無駄なので、月に数件ずつ計画的に移行し、丸2年位かかりましたが、ついこの前移行が終わりました。
現在では『社労夢』給与に入っているデータが社労夢で使う賃金データに意識することなく反映されるので、非常に利便性が高まりました。
また、もう一つ給与計算ソフト移行のきっかけがあります。規模の大きい関与先企業から、給与のWEB明細を使いたいとの申出があったのです。当時は当社で給与明細を1000枚位印刷してその企業に送り、本社で封入作業などを行うという形だったのですが、非常に負担が大きいので、希望者だけでもWEB明細を使えないだろうかというご相談でした。それで『社労夢』給与を導入して、パソコンやスマホで閲覧できる『ネットde明細』を提案しました。

藤井先生:現在では、社員さんは全員、パートさんは3分の2以上、700人位は『ネットde明細』を使っています。200人位は、パソコンなど確認できる状況がないため紙のままですが、それでも、だいぶ負担が減ったので喜んでいただいています。
実は、先方もWEB明細の候補を何社か選定していたようです。しかし、そのWEB明細は1人頭100円、200円といった価格感で、『ネットde明細』は他社と比べて金額的にとても安かったこともあり、導入を決めていただきました。

福永先生:それで『ネットde明細』を大量に使うことになったこともあって、2020年5月ごろに『社労夢ハウス』に切り替えました。(※『社労夢ハウス』には『ネットde明細』の無料利用枠が付属します)

■『手続進捗管理』で、すべての業務の進捗を把握、組織として属人化しない納期管理を実現!

『社労夢ハウス』を導入して、使い勝手はいかがでしょうか?

福永先生:『社労夢ハウス』は『手続進捗管理』が使えるのが良いですね。
以前は、業務の進捗管理は各人に任せていて、紙で書いている方やリストを作っている方など、バラバラでした。それを『手続進捗管理』に全部入れるようにしました。それこそ求人なども。

藤井先生:『社労夢』を使わない手続き、例えば求人申込書、新卒・中途などといったこともマスタ登録をして、担当者から期限まで、全部『手続進捗管理』に入れています。

福永先生:そして、毎週金曜日の夕方に、手続期限の一覧表(業務原簿)を印刷し、お客さまから催促がきそうなものを確認します。それを月曜日の朝一のミーティングで、各担当に状況確認をして管理しています。最近はお客さまから催促を受けることは、ほとんどなくなりました。担当者が休んでいたとしても『手続進捗管理』に入っていれば、業務の状況が分かります。
また、進捗管理以外にも「業務受付報告書」と「業務処理報告書」を見れば、誰が何件処理を行ったかが、毎週確認できます。それで、誰がどの程度手続き処理を行っているのかということも管理できています。

最後にこれからの事務所の展望をお聞かせ願えますか。

福永先生:お客さまに満足していただくことが、当社の経営理念であり、これは大事にしたいと考えています。その点で、お客さまのニーズに合わせて個別対応できるところは強みであると思っています。
また、お客さまと共にDXを推進していきたいと考えています。お客さまの利便性やメリットを追求して、先ほどお話した『ネットde明細』や『ネットde就業』など、『社労夢』シリーズの『ネットde顧問』の導入をお勧めして、それでお客さまが少しでも楽になっていただけると良いですね。
そのためにも『社労夢』には、お客さまのDXが図れるような、そしてその傍らで社労士がお役立ちできるようなシステムであって欲しいですね。

取材:2022年8月

事務所名 社会保険労務士法人 事業サポート
社労士名 福永鉄也
所在地 宮崎県
URL https://certified-social-insurance-and-labour-consultant-59.business.site/
導入システム: 社労夢ハウスプラン
従業員数 従業員数50名未満

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